Steuern beim Automatenbetrieb

Das Wichtigste in Kürze

• Der Verkauf aus einem Automaten ist steuerlich immer eine Lieferung; der Steuersatz richtet sich nach der Ware.
• Snacks fallen meist unter 7 %, Getränke unter 19 %, auch Wasser in Flaschen und Kaffee aus dem Automaten.
• Als Kleinunternehmer weisen Sie keine Umsatzsteuer aus, können aber auch keine Vorsteuer aus dem Kauf des Automaten abziehen.
• Ware, Standgeld, Strom, Kartengebühren und Abschreibung sind Betriebsausgaben.
• Die amtliche AfA-Tabelle nennt für Warenautomaten 5 Jahre Nutzungsdauer, für Getränkeautomaten 7 Jahre.

Umsatzsteuer: Der Steuersatz folgt der Ware

Nach dem Umsatzsteuer-Anwendungserlass ist die Abgabe von Waren aus Verkaufsautomaten stets eine Lieferung. Die Regeln für Restaurant- und Verpflegungsdienstleistungen spielen deshalb keine Rolle; maßgeblich ist, was im Fach liegt.

Die Einordnung hängt im Einzelfall vom Zolltarif ab. Legen Sie für jeden Artikel den Steuersatz fest und lassen Sie die Liste einmal von Ihrem Steuerberater prüfen. Bei gleichem Endpreis ist der Nettoerlös eines Artikels mit 7 % höher als der eines Artikels mit 19 %; berücksichtigen Sie das bei Ihren Preisen.

Kleinunternehmer oder Regelbesteuerung

Nach § 19 Abs. 1 UStG sind Ihre Umsätze steuerfrei, wenn der Gesamtumsatz im Vorjahr 25.000 Euro nicht überschritten hat und im laufenden Jahr 100.000 Euro nicht überschreitet. Sie weisen dann keine Umsatzsteuer aus, dürfen aber auch keine Vorsteuer abziehen, etwa aus dem Kauf des Automaten, des Kartenterminals oder der Ware.

Sie können gegenüber dem Finanzamt auf die Regelung verzichten; der Verzicht bindet Sie mindestens fünf Kalenderjahre (§ 19 Abs. 3 UStG). Was günstiger ist, hängt von Investition, Sortiment und erwarteten Umsätzen ab. Rechnen Sie beide Wege mit Ihrem Steuerberater durch, bevor Sie den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung abgeben.

Standgeld, Betriebsausgaben und Abschreibung

Das Recht, einen Automaten auf fremder Fläche aufzustellen, ist umsatzsteuerlich keine steuerfreie Grundstücksvermietung, sondern eine Leistung eigener Art. Ist der Standortgeber Unternehmer und nicht Kleinunternehmer, stellt er Ihnen Umsatzsteuer auf Standgeld oder Provision in Rechnung. Vereinbaren Sie Beträge deshalb zuzüglich Umsatzsteuer und halten Sie fest, ob er eine Rechnung schreibt oder Sie per Gutschrift abrechnen.

Betriebsausgaben sind alle Aufwendungen, die durch den Betrieb veranlasst sind (§ 4 Abs. 4 EStG). Beim Automaten sind das vor allem:

• Wareneinkauf und Verbrauchsmaterial wie Becher
• Standgeld oder Provision und Strom, wenn Sie ihn bezahlen
• Gebühren für Kartenzahlung und Telemetrie
• Versicherung, Wartung, Reparaturen und Ersatzteile
• Fahrten zu den Standorten sowie Leasing- oder Mietraten

Den Kaufpreis des Automaten verteilen Sie über die Nutzungsdauer. Die AfA-Tabelle des Bundesfinanzministeriums nennt für Warenautomaten 5 Jahre und für Getränkeautomaten 7 Jahre; wie ein Kombiautomat einzuordnen ist, klärt Ihr Steuerberater. Für bewegliche Wirtschaftsgüter, die nach dem 30. Juni 2025 und vor dem 1. Januar 2028 angeschafft werden, ist statt gleichbleibender Beträge auch die fallende Abschreibung erlaubt, mit höchstens dem Dreifachen des linearen Satzes und höchstens 30 % (§ 7 Abs. 2 EStG). Geringwertige Wirtschaftsgüter bis 800 € netto, die selbständig nutzbar sind, setzen Sie im Jahr der Anschaffung voll ab (§ 6 Abs. 2 EStG). Ob ein Investitionsabzugsbetrag nach § 7g EStG für Automaten an fremden Standorten in Frage kommt, prüft Ihr Steuerberater.

Ihren Überschuss versteuern Sie als Einzelunternehmer mit der Einkommensteuer. Auf den Gewerbeertrag erhebt die Gemeinde Gewerbesteuer; für Einzelunternehmen und Personengesellschaften gilt dabei ein Freibetrag.

So gehen Sie vor

1. Kleinunternehmer prüfen: die Entscheidung mit dem Steuerberater treffen und im Fragebogen angeben.
2. Steuersätze festlegen: jeden Artikel einordnen und die Liste prüfen lassen.
3. Preise kalkulieren: Endpreise mit dem richtigen Steuersatz berechnen.
4. Belege sammeln: Einkauf, Standgeld, Abrechnungen des Zahlungsanbieters und Leerungslisten geordnet ablegen.
5. Voranmeldungen: bei Regelbesteuerung die Umsatzsteuer-Voranmeldungen fristgerecht abgeben.
6. Abschreibung: Nutzungsdauer und Methode für Automat und Zubehör festlegen.

Checkliste

• Entscheidung zur Kleinunternehmerregelung dokumentiert
• Steuersatz je Artikel festgelegt
• Standgeld zuzüglich Umsatzsteuer vereinbart
• Rechnungen und Gutschriften geordnet abgelegt
• Nutzungsdauer und Abschreibungsmethode festgelegt

Quellen

• Umsatzsteuergesetz (UStG), § 12 mit Anlage 2 und § 19
• Umsatzsteuer-Anwendungserlass (UStAE) zu § 3 UStG (Lieferung aus Verkaufsautomaten) und zu § 4 Nr. 12 UStG (Recht zum Aufstellen von Automaten)
• Oberfinanzdirektion Frankfurt am Main: Verfügung zum Steuersatz für Kaffeegetränke aus Automaten
• Einkommensteuergesetz (EStG), § 4 Abs. 4, § 6 Abs. 2, § 7 Abs. 2 und § 7g
• Bundesministerium der Finanzen: AfA-Tabelle für die allgemein verwendbaren Anlagegüter, Abschnitt Waren- und Dienstleistungsautomaten
• Gewerbesteuergesetz (GewStG), Freibetrag für natürliche Personen und Personengesellschaften
• Gesetzestexte: Gesetze im Internet des Bundesministeriums der Justiz, abgerufen am 07.10.2026

Wie sich Steuersatz, Standgeld und Kartengebühren auf Ihre Kalkulation auswirken, rechnen Sie im Automaten-Kalkulator mit eigenen Annahmen durch. Antworten auf Einzelfragen finden Sie unter den häufigen Fragen zum Betrieb; wie Sie Verkäufe und Bargeld aufzeichnen, zeigt der Beitrag Kassenführung und Belege am Automaten.